Fen İşleri Müdürlüğü - İş Güvenliği Uzmanlığı

Fen İşleri Müdürlüğü Görev ve Çalışma Yönetmeliği

Birinci Bölüm

Amaç, Kapsam, Hukuki Dayanak ve Tanımlar

Madde 1 - Amaç

(1) Bu yönetmeliğin amacı Fen İşleri Müdürlüğünün kuruluş, görev, yetki ve sorumlulukları ile çalışma usul ve esaslarını düzenlemektir.

Madde 2 - Kapsam

(1) Bu yönetmelik yürürlükteki mevzuat çerçevesinde Karabük Belediyesi Fen İşleri Müdürlüğü’nün kuruluş, görev, yetki ve sorumlulukları ile çalışma usul ve esaslarını kapsar.

Madde 3 - Hukuki Dayanak

(1) Bu yönetmelik; 5393 sayılı Belediye Kanunu’nun 15 (b) ve 48. Maddeleri ile Belediye ve Bağlı Kuruluşları ile Mahalli İdare Birlikleri Norm Kadro İlke ve Standartlarına Dair Yönetmelik ve diğer ilgili mer’i mevzuat hükümlerine dayanılarak, hazırlanmıştır.

Madde 4 - Tanımlar

(1) Bu yönetmelikte geçen,

a) Belediye: Karabük Belediyesini,

b) Başkan: Karabük Belediye Başkanını,

c) Başkan Yardımcısı: İlgili Belediye Başkan Yardımcısını,

ç) Meclis: Karabük Belediye Meclisini,

d) Encümen: Karabük Belediye Encümenini,

e) Müdürlük: Fen İşleri Müdürlüğünü,

f) Müdür: Fen İşleri Müdürünü,

g) Şeflik: Müdür tarafından Müdürlüğün görev, yetki ve sorumluluklarının paylaştırılarak daha etkin ve verimli bir şekilde yürütülmesi amacıyla kurulan ve Müdürün emir ve talimatlarına göre kendisine verilen görevleri yürüten alt birimi,

ğ) Şef: Müdür tarafından Müdürlüğün görev, yetki ve sorumluluklarının paylaştırılarak daha etkin ve verimli bir şekilde yürütülmesi amacıyla kurulan ve Müdürün emir ve talimatlarına göre kendisine verilen görevleri yürüten alt birimin yöneticisini,

h) Sorumlu: Alt Görev Grubu Sorumlusunu,

ı) Ustabaşı: Alt Görev Sorumlusunu,

i) Personel: Fen İşleri Müdürlüğü bünyesinde memur ve işçi kadrolarında veya Fen İşleri Müdürlüğü’nde görevli olarak Personel A.Ş. bünyesinde çalışan bütün personelleri,

j) Yönetmelik: Fen İşleri Müdürlüğü Görev ve Çalışma Yönetmeliği’ni ifade eder.

İkinci Bölüm

Kuruluş ve Müdürlüğün Görevleri

Madde 5 - Kuruluş

(1) 5393 sayılı Belediye Kanunu’nun 48. maddesi ile Belediye ve Bağlı Kuruluşları İle Mahalli İdare Birlikleri Norm Kadro İlke ve Standartlarına Dair Yönetmelik hükümlerine dayanılarak kurulmuştur.

Madde 6 - Bağlılık

(1) Müdürlük, belediye başkanına veya görevlendireceği başkan yardımcısına bağlı olarak bizzat veya görevlendireceği personel eliyle görevlerini yürütür.

Madde 7 - Fen İşleri Müdürlüğünün Görev ve Sorumlulukları

Fen İşleri Müdürlüğü’nün görev ve sorumlulukları aşağıdaki gibidir:

1) Karabük Merkez İlçesinin planlanmış bayındırlık faaliyetlerini uygulamak, yatırım programına uygun şekilde sorumluluk alanının ihtiyaçlarına uygun kentsel gelişmenin sağlanmasına yönelik her türlü bayındırlık faaliyetini yerine getirmek,

2) İlgili mevzuat ile Belediyenin görevlerinden sayılan veya kamuya ait hizmet, sosyal ve kültür amaçlı binaların, kent donatılarının, üstyapı tesislerinin yapım, bakım, onarımlarını kendi personeli, malzeme ve ekipmanı marifetiyle veya gereği halinde, bunlara ilişkin mal, yapım veya hizmet alımları ihaleleri ile yüklenici marifetiyle yaptırmak üzere her türlü etüt, rapor, yaklaşık maliyet, şartname ve protokolleri hazırlamak, ihalelerini gerçekleştirmek, 4734 ve 4735 sayılı Kamu İhale Kanunu ve yönetmelikleri gereği denetim, muayene, kabul ve diğer komisyonları teşkil ettirip, bu işlerin tamamlanmasını sağlamak.

3) Yukarıda sözü edilen işlere ait hakediş ve kesin hesaplarını tetkik etmek ve onaylamak, geçici ve kesin kabullerini yapmak,

4) Kamu ve tüzel kişiliğe ait diğer alt yapı kurum ve kuruluşları ile (DSİ, BEDAŞ, KARGAZ, Türk Telekom) vatandaşların, Belediye mülkiyetinde bulunan yol ve kaldırım imalatlarını tahrip edecek alt yapı kazıları ile ilgili kazı izinlerinin verilmesi, tahrip bedellerinin dönemler halinde tespiti ve meclise sunulmasını müteakip belediye meclisince kabul edilen bedellerin tahakkuk edilmesine temel olarak kazı komisyonu teşkil etmek, gereği halinde komisyonun görev ve yetkileri ile ilgili iç yönergeler düzenlemek, komisyonca tespit edilen bedelleri tahakkuk ettirilmek üzere ilgili müdürlüğe bildirmek,

5) İlgili mevzuat gereği belediyenin sorumluluk sınırları içinde kalan alanlarda cadde, sokak, meydan vb. yerlerde İmar ve Şehircilik Müdülüğü’nün talebi ve vereceği veriler (Plan, kot ve sair) doğrultusunda veya kendi bünyesi kapsamında teknik olarak gerekli görülen şekilde alt ve üst yapı ile ham yolların açılmasını sağlamak, kentin imar planına uygun hale getirilmesini sağlamak, yeniden yapılanma çerçevesinde yollar, alt geçitler, köprüler yapılmasını sağlamak,

6) Belediye sınırları içerisindeki yeni yapılan yolları asfaltlamak, sorumluluğunda bulunan mevcut ve bozulan asfaltların onarım çalışmalarını yürütmek,

7) Kamu kurum ve kuruluşlarından gelen taleplere, Müdürlüğün yürütmekte olduğu çalışmalar dâhilinde ve talebin uygun görülmesi şartıyla yardımcı olmak,

8) Sorumluluğundaki uygulama çalışmalarına yönelik yenilikleri ve gerekli araştırmaları, ön incelemeler yaptırarak idareye sunmak, maliyet hesapları yaparak onaylanan projelerin hayata geçirilmesini sağlamak, diğer birimler tarafından hazırlanan projelerin yapımı amacıyla ihale edilmesi öngörülen işlerle ilgili ihale işlem ve uygulama sürecini yönetmek,

9) Belediye sınırları içerisinde, belirlenen plan ve program çerçevesinde veya İmar ve Şehircilik Müdülüğü’nün talebi ve vereceği veriler (Plan, kot ve sair) doğrultusunda bordür, tretuvar yapım ve bakımını sağlamak,

10) İmar mevzuatına göre ruhsat ve eklerine aykırı yapıların ilgili birimler tarafından yasal iş ve işlemleri sonuçlandırıldıktan ve talep-sonuç müdürlüğe intikal ettikten sonra mevzuata aykırı yapıların yıkım işlemlerinde; işçi, makine ve her türlü araç ve gerecin gönderilmesini sağlayarak ilgili birimlerle (İmar ve Şehircilik Müdürlüğü ve Zabıta Müdürlüğü) eşgüdümlü şekilde yıkım faaliyetlerini yapmak, müdürlük imkânları ile yapılamayacak durumda olan yapı ve binaları hizmet alımı yöntemi ile yıktırmak,

11) Özel hukuk gerçek ve tüzel kişilerine ait binaların ve yapıların çevresinde bulunan tehlikeli duvar ve örgülerin şehir hayatı açısından tehlike arz etmesine rağmen mülk sahipleri tarafından yaptırılmaması durumunda İmar ve Şehircilik müdürlük tarafından sonuç intikal ettikten sonra Fen İşleri Müdürlüğü’nce söz konusu işlerin gerçekleştirilip güncel kurum birim fiyatları üzerinden ortaya çıkan maliyetlerin mevzuattaki oranlar dahilinde tahakkuk ettirilmesine dayanak olacak işlemleri tesis ederek Mali Hizmetler Müdürlüğü’ne sevkini yapmak,

12) Kar, don, sel baskınları ile plan çerçevesinde mücadele etmek; kar ve buzlanmaya karşı toplu taşıma güzergahları öncelikli olarak kent içi yollar ile sorumluluğu altındaki bağlantı yollarının araç ulaşımına açılmasını sağlamak,

13) Şehir aydınlatma kuralları doğrultusunda; İlgili kurum ve kuruluşlar ile işbirliği içerisinde olarak, Karabük Belediyesi sorumluluğu altındaki binaların, tarihi eserlerin, dış mekânlarında, meydanlarda, yüksek teknolojik (yenilenebilir enerji veya daha ileri teknoloji ürünleri v.b) çözümleri sunarak aydınlatma altyapısını kurmak,

14) Karabük Valiliği tarafından koordine edilen aydınlatma komisyonuna iştirak ederek gerekli çalışmaları yürütmek,

15) Karabük Belediyesi’nin görev ve yetki kapsamında aydınlatma faaliyetlerinin en iyi şekilde yürütülebilmesi için ulusal ve uluslararası ilgili kurum ve kuruluşlar ve düzenlenen etkinliklere katılım sağlamak, üye olmak ve koordinasyonu geliştirmek,

16) Konusu ile ilgili belediye gelir ve harcamalarının tahakkuklarını yapmak, Mali Hizmetler ile ilgili birime iletmek,

17) Meclis ve Encümenin, 5393 Sayılı Belediye Kanununa uygun olarak müdürlük çalışmaları ile ilgili aldığı kararları uygulamak, konusu ile ilgili olmayan ancak yapılması fayda sağlayacak işlerin yapılabilmesi için, Belediye Meclis ve Encümenine çalışmalar ile ilgili teklif hazırlamak ve onaya sunmak,

18) Karabük Valiliği tarafından takip edilen yatırım izleme raporlarını zamanında hazırlamak ve ilgili Makamlara sunulmasını temin etmek,

19) Belediye meclisince karar verilmesi halinde ilgili kanunlar gereği müdürlüğün görevleri çerçevesinde ilçe sınırları içerisinde ve kardeş belediyeler bünyesindeki tüm kamu binalarına ait bakım, onarımları ve yeni hizmet binaları ile yol ve altyapı işlerini, bütçe imkânları çerçevesinde yapmak,

20) Aylık ve yıllık çalışma raporları, müdürlük çalışmaları ile ilgili sunumları, müdürlüğe ait performans programını, stratejik plan doğrultusunda yıllık bütçe ve yatırım planlarını hazırlamak ve mali disiplini sağlamak,

21) Meclis, Encümen, Sayıştay Başkanlığı ve diğer denetlemelerde sorumluluğu altındaki işler ile ilgili istenilen her türlü bilgi ve belgeyi temin etmek ve gerekli yerlere sunmak,

22) Afet ve acil durum koordinasyon çalışmalarına personel, araç ve gereç desteği sağlamak,

23) Kamu kurum ve kuruluşları ile gerçek ve tüzel kişilikler ya da mahkemeler tarafından görev alanına giren konular hakkında istenilen bilgileri vermek, yazışmaları yapmak,

24) Mevzuatın öngördüğü diğer görevler ile başkanlıkça verilen görevleri veya müdürlük bünyesindeki personel ve araç gereç marifetiyle yapılabilecek nitelikte ve müdür tarafından uygun görülmesi şartıyla diğer müdürlükler tarafından talep edilen işlemleri mevzuat çerçevesinde yapmak ve yürütmek.

Üçüncü Bölüm

Teşkilat, Personelin Nitelikleri, Görev, Yetki ve Sorumlulukları

Madde 8 - Teşkilat Yapılanması

(1) Fen İşleri Müdürlüğü idari teşkilatı müdür, birim şefi, sorumlu, ustabaşı, şantiye ve büro personelinden oluşur.

Fen İşleri Müdürlüğü Tesşkilat yapısı aşağıdaki gibidir.

a) Fen İşleri Müdürlüğü;

b) Şeflikler;

1) İhale ve İdari İşler Şefliği

2) Üst Yapı Şefliği

3) Yol ve Ulaşım Şefliği

4) Elektrik ve Aydınlatma Şefliği

Madde 9 - Personelin Unvan ve Nitelikleri

(1) Fen İşleri Müdürlüğü’ne atanacak personelin unvan ve nitelikleri aşağıdaki gibidir.

a) Fen İşleri Müdürü: 657 sayılı Devlet Memurları Kanunu’nun atamaya ilişkin hükümleri ve “Mahalli İdareler Personelinin Görevde Yükselme ve Unvan Değişikliği Esaslarına Dair Yönetmelik” hükümleri doğrultusunda atanır.

b) Birim Şefi: Bu yönetmeliğin eki olan organizasyon şemasında belirtilen şeflik pozisyonlarına Fen İşleri Müdürü tarafından görevlendirilir.

c) Sorumlu: Bu yönetmeliğin eki olan organizasyon şemasında belirtilen sorumlu pozisyonlarına Fen İşleri Müdürü tarafından görevlendirilir.

ç) Ustabaşı: Bu yönetmeliğin eki olan organizasyon şemasında belirtilen ustabaşı pozisyonlarına Fen İşleri Müdürü tarafından görevlendirilir.

d) Personel: Memur, işçi, sözleşmeli ve işlerin nitelik ve niceliğine göre tabi oldukları mevzuata uygun şekilde istihdam edilen diğer personeli kapsar.

Madde 10 - Müdürün Görev, Yetki ve Sorumlulukları

(1) Fen İşleri Müdürü’nün Görevleri

a) Müdürlüğün 7. Maddede belirtilen görevlerin yerine getirilmesini sağlar,

b) Üst makamlarca verilecek benzeri nitelikteki diğer görevleri mevzuata uygun olarak yerine getirir,

c) Müdürlüğün işlevlerine ilişkin görevlerin, Başkanlık Makamınca uygun görülen programlar gereğince yürütülmesi için karar verir, tedbirler alır ve uygular,

ç) Müdürlüğün çalışma usul ve esaslarını belirleyip, programlayarak, çalışmaların bu programlar doğrultusunda yürütülmesini sağlar,

d) Müdürlük bünyesinde görev yapan birimlerin tüm iş ve işlemlerinin zamanında ve doğru olarak yerine getirilmesini sağlar,

e) Fen İşleri Müdürlüğü ile diğer müdürlükler arasında koordinasyonu sağlar,

f) Müdürlüğün işlevlerinin yürütülmesinde ihtiyaç duyulan yeni tedbirlerin ve yetkilerin alınması için Başkanlık Makamına önerilerde bulunur,

g) Müdürlüğüne bağlı kadro görevlerinin yerine getirilmesinde süreli ve ani denetlemeler yapar, rastlayacağı aksaklıkları giderir,

ğ) Müdürlüğünün faaliyet alanına giren konularda ilgili kişi, birim ve kuruluşlarla haberleşir.

(2) Fen İşleri Müdürü’nün Yetkileri

a) Müdürlüğü Başkanlık huzurunda temsil eder,

b) Müdürlüğün yönetiminde tam yetkili ve sorumlu kişidir,

c) Çalışmaları yasal olmak kaydıyla yazılı ve sözlü emirlerle yürütür,

ç) Alt şefliklere 17. Maddede belirtilen esaslar çerçevesinde görev dağılımını yapar. Gerek gördüğü takdirde, şefliklerin görev tanımları bakımından belirtilmemiş olsa dahi, müdürlüğün görev ve sorumluluk alanındaki işler çerçevesinde herhangi bir görevin icrası için alt birim şeflerine ve personele talimat verir,

d) Müdürlük ile ilgili yazışmalarda başkanlık makamı tarafından yayımlanan yürürlükteki imza yönergesi çerçevesinde imza yetkisine sahiptir,

e) Şartların oluşması halinde mevzuatta öngörülen disiplin cezalarının uygulanması bakımından mevzuatta öngörülen işlemleri yapmakla yetkilidir,

f) Müdürlük emrinde görev yapan personele, ilgili mevzuat çerçevesinde ödül ve takdirname, yer değiştirme gibi personel işlemleri için teklifte bulunmaya yetkilidir,

(3) Fen İşleri Müdürü’nün Sorumlulukları

a) Temsil ettiği Fen İşleri Müdürlüğünü ve müdür olarak kendi görev alanına giren konulardaki iş ve işlemlerin hukuka ve Belediye mevzuatına uygun olarak yürütülmesinde,

1) Belediye Başkanına ve bağlı bulunduğu Başkan Yardımcısına,

2) Başkanın bilgisi dahilinde, Belediye Meclisi’nin ilgili ihtisas komisyonlarına,

3) Gerektiğinde Belediye Encümenine,

b) Temsil ettiği müdürlüğün ve müdür olarak kendisinin görev alanına giren konulardaki iş ve işlemleri hukuka ve Belediye mevzuatına uygunluğunun denetlenmesi sürecinde,

1) Sayıştay'a,

2) İlgili Bakanlıkların denetim organlarına,

3) Belediye Meclisinin denetim komisyonuna,

4) İç denetim organlarına gerekli bilgi belgeleri zamanında ve eksiksiz olarak ulaştırmakla,

5) Başkanlık Makamını bilgilendirmek kaydıyla; adli ya da idari inceleme ve soruşturma aşamasında, adli ve idari inceleme ve soruşturmayı yürüten organlara gerekli bilgi ve belgeleri zamanında ve eksiksiz olarak ulaştırmakla sorumludur.

Madde 11 - Fen İşleri Müdürlüğü Uhdesindeki Alt Birim Şeflerinin Görevleri

a) Şefliğin ilgili maddelerde belirtilen görevlerinin Müdürlük ve Başkanlık Makamınca uygun görülen programlar gereğince tam ve zamanında yapılmasını sağlar,

b) Şefliğin çalışmalarını programlayarak, çalışmaların bu programlar doğrultusunda yürütülmesini sağlar,

c) Maiyetindeki personellerin devamlılığını, düzenini sağlamaya yönelik disiplin ve denetleme süreçlerini yürütür,

ç) Uygulamada eksiklik ve aksaklıkları giderici tedbirler alarak uygulama birliğini sağlamak ve personel arasındaki görüş farklılığından doğan anlaşmazlıkları mevzuat ve üstlerinin çizdiği sınırlara uygun olarak giderir,

d) Evrakların dosyalanarak arşivlenmesi işlemlerini takip eder,

e) Şefliğin aylık ve yıllık faaliyetinin hazırlanmasını sağlar,

f) Şeflik ile üst yöneticileri arasındaki koordinasyon ve iletişimi sağlar,

g) Evrakların usulüne uygun havale edilmesi, takibinin yapılması ve gerektiğinde ilgiliye bilgi verilmesini sağlar,

ğ) Üst yöneticilerinden gelen talimatlar veya başkanlık tarafından kamuya hizmetin hızlandırılması amacıyla kurulmuş (Beyaz masa, Him. Whatsapp) gibi iletişim platformları üzerinden gelen talepleri, yerindeliği ve uygulanabilirliği bakımından en kısa sürede inceleyerek teknik ve mevzuat hükümlerine uygunluğuna göre cevaplandırılarak olumlu ise programa alarak gerekli işlemin yapılmasını, olumsuz olanları gerekçesiyle birlikte ilgili platforma dönüşünü sağlar,

h) Yazışmaları takip etmek, havale edilen evrakların yasal sürelerinin takibini sağlamak ve gerekli tenkitleri yerine getirmekle yükümlüdür,

ı) Maiyetindeki personelin yıllık izin işlemlerini takip eder ve onay yetkisiyle müdüre sunar,

i) Şefliğin iş ve işleyişiyle ilgili mal, hizmet ve yapım alımlarını planlayarak ilgili şefliğe veya müdüre sunar.

Madde 12 - İhale ve İdari İşler Şefliği

(1) Birim şefleri ile ilgili 11. Madde hükümlerinde belirtilen idari görevler ve sorumlulukların yanında şefliğin görevleri;

a) Müdürlüğe gelen her türlü evrakı yazılı ve bilgisayar ortamında kayda almak,

b) Günlük faaliyet ve iş programını ilgili birimlerden gelen verilerle tanzim ve koordine etmek,

c) Müdürlükçe havalesi yapılan evrakı ilgili şefliğe veya personele tebliğ etmek,

ç) Şefliğin sorumluluk alanı ile ilgili evrakların takibini yapmak, süresi içerisinde cevaplanmayan evrakların süresi içinde cevaplandırılmasına yönelik önlemleri almak,

d) Evrakları tarihine göre arşivlemek,

e) Müdürlüğün talimatları doğrultusunda stratejik plan, bütçe ve performans programını hazırlamak,

f) 5018 sayılı yasaya uygun Müdürlüğün yıllık bütçesi ve faaliyet raporlarını ilgili diğer şefliklerden gelen verilerle tanzim etmek,

g) İhale dosyaları ve evraklarını düzgün bir şekilde tarihine göre arşivlemek,

ğ) Personelin özlük işlemlerini takip etmek izin ve rapor durumunu kaydederek ilgili birimlere bildirmek,

h) İlgili şeflikler tarafından tutulan puantajları kayda almak,

ı) Şeflikle alakalı iş ve işlemlere ilişkin yazışmaları yapmak; şefliği faaliyetleri ile ilgili farklı taraflardan gelen görüş, öneri ve şikayetlere yönelik süresi içinde cevapları vermek,

i) Müdürlüğe ait malzeme depolarının stok takibi, giriş çıkış işlemlerini yürütmek,

j) Ambarlarda bulunan malzeme, araç-gereç ve diğer demirbaşların stok seviyelerini düzenli olarak takip etmek ve diğer şefliklerin ihtiyaçları doğrultusunda şefliklerden gelen verilerle eksikliklerin raporlanmasını sağlamak,

k) Belediye bünyesindeki müdürlükler tarafından talep edilen bilgi belge ve işlemler ile ilgili, maiyetindeki personelle birlikte diğer şeflerle koordinasyon halinde müdürlük bünyesindeki personellerin görevlendirilmesini müdür oluruyla sağlamak,

l) Hizmet içi eğitimlerin planlanması ve uygulanması için ilgili birimlerle iş birliği yapmak,

m) Büro çalışmalarının düzenli ve kesintisiz şekilde devamını sağlamak üzere fiziki ve teknolojik ihtiyaçların sürdürülebilirliği ile ilgili tedbirler almak ve bu yönde ilgili personeli sevk ve idare etmek,

n) Fen İşleri Müdürlüğünün Stratejik planı çerçevesinde, üst şeflerin talebi doğrultusunda, öneri niteliğinde veya diğer şefliklerin imalat süreçlerine yönelik ihtiyaç olması durumunda imalatlara ait projelerin hazırlanması veya hizmet alımı ile hazırlatılmasını koordine etmek,

o) Diğer müdürlükler bünyesinde hazırlanan veya hazırlatılan projelerin ihale edilmesine yönelik gelen verileri denetledikten sonra ihale işlem ve uygulama süreçlerini yönetmek,

ö) Üstyapı niteliğindeki eserlerin yapım, bakım, onarım ihtiyacı tespit edilen cadde, sokak ve meydanlarda oluşan ihtiyaçlara binaen asfalt, yol, bordür, tretuvar ve meydan düzenlemeleri ile ilgili, işin niteliğine göre ilgili şeflik tarafından düzenlenen veriler kullanılarak (İhale Onay Belgesi ve eki yaklaşık maliyet, teknik şartname, sözleşme tasarısı v.b.) ihale işlem sürecini başlatmak, ilan/davet, komisyon görevlendirmeleri ve ihale oturum işlemlerini ilgili platform üzerinden yürütmek,

p) İhale oturumu sonrası komisyon kararlarının tebliği, sözleşmeye davet, sözleşme işlemlerinin tesisi, yapı denetim veya muayene kabul komisyonlarının görevlendirme işlemlerini yaptıktan sonra ihale işlem dosyasını yapı denetim elemanları veya muayene kabul komisyonuna teslim etmek,

r) İhale konusu işin uygulaması veya mal veya hizmetin alımı aşamasında işlere ait düzenlenen hak ediş ve kesin hak edişleri ödeme emir belgelerini, geçici ve kesin kabul işlemlerini kontrol ederek mevzuata uygunluğunu denetlemek,

(2) Şefliğin 1. Fıkrada Belirtilen Görevlerinin Yerine Getirilmesi Adına İhale ve İdari İşler Şefi’nin Yetki ve Sorumlulukları

a) Maiyetindeki personelin sözlü veya yazılı olarak görevlendirilmesi, sevk ve idaresi ile kaynakların yerinde ve verimli kullanılması için gerekli bütün yetkilere sahip olup yetkilerin zamanında ve gereğince kullanılmasından müdüre karşı sorumludur.

b) Şefliğin görevleri kapsamında maiyetindeki personel eliyle yapılan iş ve işlemleri her aşamada denetleme yetkisine sahiptir.

c) Şefliğin 1. fıkrada belirtilen görevlerinin yerine getirilmesi için gereği halinde diğer şeflikler bünyesinde bulunan bütün personelleri raporlama ve bilgi isteme hususunda talimat verme ve İhale ve İdari işlemlerle ilgili görevlendirme yetkisine sahiptir.

Madde 13 - Üst Yapı Şefliği

(1) Birim şefleri ile ilgili 11. Madde hükümlerinde belirtilen idari görevler ve sorumlulukların yanında şefliğin görevleri;

a) Müdürlükçe kendilerine bildirilen görevleri ile ilgili çalışmada bulunmak,

b) Müdürlük tarafından şantiye personeli eliyle yaptırılması planlanan üst yapı inşaat işlerini yaptırmak,

c) Bordür, tretuar yapım, bakım ve onarımını, park alanlarında gerekli görülen üstyapı ve donatı imalatlarını yapmak veya yaptırmak,

ç) Gerekli yerlere istinat duvarı ve merdivenli yol yapılmasını sağlamak,

d) Çalışmalarında her türlü güvenlik ve emniyet tedbirlerinin alınması sağlamak üzere personelin iş sağlığı ve işçi güvenliği konusunda alacağı eğitimleri koordine etmek,

e) Yapılan işler ve kullanılan malzemeyi miktar, ebat, hacim vs. günlük olarak ayrıntılı olarak raporlamak ve belli periyotlar ile Müdürlüğe bildirmek,

f) Görevi ile alakalı malzemelerin depolarda tükenmeden önce temini için gerekli önlemleri almak, kullanılacak malzemelerin alımı için gerekli evrakları düzenleyerek İhale ve İdari İşler şefliğine iletmek,

g) Görevler kapsamında ihtiyaç duyulan makine ve ekipmanların alımı için gerekli işlemleri yürütmek,

ğ) Yapılacak imalatlar için gereği halinde iş makinelerinin sevk ve idaresini iş makineleri sorumlusu eliyle yaptırmak,

h) Yapılan imalatların şartnamelere ve şeflerinin talimatlarına uygun şekilde yapımını sağlamak,

ı) Kaynakhane ve marangoz atölyeleri bünyesinde yaptırılacak işleri sevk ve idare etmek,

i) Günlük faaliyet ve iş programını düzenleyerek İhale ve İdari işler şefliğine iletmek,

j) Şefliğin görevleri kapsamında yapılan işlere ilişkin aylık, dönemlik ve yıllık faaliyetinin hazırlayarak ilgili birime iletmek,

k) Saha çalışmaları için, planlanan veya sonuçlandırılan iş ve işlemlerin takibi, etkin ve zamanında müdahale, yapılan işlerin raporlamasını hızlandırma amacıyla coğrafi bilgi sistemleri, proje yönetim yazılımları ve dijital izleme araçları ile kayda alınmasını sağlamak,

l) Değerlendirmeye alınan, planlanan veya icra edilen işler için, ilgili personel ve müdürün de içinde bulunduğu mobil iletişim ağları vasıtasıyla, yazılı veya görsel raporlamayla koordinasyonu sağlamaktır,

m) Görevi kapsamındaki ve ihale yolu ile yaptırılması öngörülen işlerle ilgili ihale onay belgesi ve eklerini İhale ve İdari İşler Şefliğine iletmek.

(2) Şefliğin 1. Fıkrada Belirtilen Görevlerinin Yerine Getirilmesi Adına Üst Yapı Şefi’nin Yetki ve Sorunlulukları

b) Şefliğin görevleri kapsamında maiyetindeki personel eliyle yapılan iş ve işlemleri her aşamada denetleme yetkisine sahiptir.

c) Şefliğin görevleri kapsamında gereği halinde iş makineleri sorumlusu eliyle ve yol ve ulaşım şefliği ile koordineli olarak iş makinelerinin kullanımı, sevk ve idaresi için yetkilidir.

Madde 14 - Yol ve Ulaşım Şefliği

(1) Birim şefleri ile ilgili 11. Madde hükümlerinde belirtilen idari görevler ve sorumlulukların yanında şefliğin görevleri;

a) Müdürlükçe kendilerine bildirilen görevleri ile ilgili çalışmada bulunmak,

b) Belediye sınırları içerisinde yürürlükteki imar planlarına uygun olarak yeni yolların yapılması için gerekli işleri İmar ve Şehircilik Müdürlüğü tarafından verilere göre yürütmek ve mevcut yolların onarılmasını sağlamak,

c) İstimlâk edilmesi gereken gayrimenkullerin istimlâki ile ilgili olarak ilgili müdürlükle işbirliği içerisinde gerekli çalışmaların neticelendirilmesini sağlamak,

ç) Her zaman ve her şartta belediyenin sorumluluğu altında bulunan trafik yollarının gerekli desteği sağlayarak araçların ulaşımına açık tutulmasını ve bu hizmet için ihtiyaç duyulan malzemelerin zamanında temin edilerek kullanıcılara verilmesini sağlamak,

d) Çalışmalarında her türlü güvenlik, yaya ve araç emniyeti tedbirlerini almak,

e) Yapılan işler ve kullanılan malzemeyi miktar, ebat, hacim vs. günlük olarak ayrıntılı olarak raporlamak ve belli periyotlar ile İhale ve İdari İşler Şefliğine sunmak,

f) Görev ile alakalı malzemelerin depolarda tükenmeden önce temini için ve yüklenici marifetiyle yaptırılacak işler için gerekli planlamayı yaparak önlemlerini almak ve talepleri İhale ve İdari İşler Şefliğine sunmak,

g) Şefliğin görev alanı ile ilgili işlemlerin yapıldığı malzeme stok sahası, kantar, plent gibi tesislerin bulunduğu yerleşkelerde yapılan işleri sevk ve idare etmek,

ğ) Yapılan imalatların şartnamelere ve müdürlüğün talimatlarına uygun şekilde yapımını sağlamak,

h) Karlanma ve buzlanmaya karşı gerekli önlemleri almak, araçların sorunsuz ulaşımı için tuzlama ve kar küreme çalışmalarını yürütmek, gereği halinde diğer müdürlüklerden araç-ekipman ve personel desteği alınması için gerekli koordinasyonu sağlamak,

ı) Genişletilmesi gereken yolların genişletilmesine ve tesviyelerin yapılmasına, mevcut yolların imar planına uygun hale getirilmesini sağlamak,

i) Belediye sınırları içerisinde yeni yapılan yolları asfaltlamak, sorumluluğunda bulunan mevcut ve bozulan asfaltların onarımlarını yapmak,

j) Görevi kapsamındaki ve ihale yolu ile yaptırılması öngörülen işlerle ilgili ihale onay belgesi ve eklerini İhale ve İdari İşler Şefliğine iletmek,

k) Sorumluluk alanında bulunan asfalt yollarda tahrip oluşturacak kazılar ile ilgili izin süreçlerinde kazı izin komisyonu işlemleri kapsamında iş planına göre koordineyi sağlamak ve tahakkuk işlemlerine esas verileri hazırlayarak komisyona sunmak,

l) Kamu ve tüzel kişiliğe ait diğer alt yapı kurum ve kuruluşları ile (DSİ, BEDAŞ, KARGAZ, Türk Telekom) vatandaşların, Belediye mülkiyetinde bulunan yol ve kaldırım imalatlarını tahrip edecek alt yapı kazıları ile ilgili kazı izinlerinin verilmesi, tahrip bedellerinin dönemler halinde tespiti ve meclise sunulmasını müteakip belediye meclisince kabul edilen bedellerin tahakkuk edilmesine temel olarak kazı komisyonu teşkil etmek, gereği halinde komisyonun görev ve yetkileri ile ilgili iç yönergeler düzenlemek, komisyonca tespit edilen bedelleri tahakkuk ettirilmek üzere ilgili müdürlüğe bildirmek,

m) İlgili müdürlüğün talebi halinde kaçak veya ruhsata aykırı yapıların yıkım işlemlerini gerçekleştirmek için gerekli personel, makine ve her türlü araç ve gereçle veya hizmet alımı yoluyla yıkımı gerçekleştirmek,

n) Belediye sınırları içerisinde usulünce oluşan inşaat atıkları ve molozların ilgili kişi ya da kurumlar tarafından talep edilmesi halinde ücreti mukabilinde tasfiyesini sağlamak,

n) Görevler kapsamında ihtiyaç duyulan makine ve ekipmanların alımı için gerekli işlemleri yürütmek,

o) Yapılacak imalatlar için gereği halinde iş makinelerinin sevk ve idaresini iş makineleri sorumlusu eliyle yaptırmak,

ö) Saha çalışmaları için, planlanan veya sonuçlandırılan iş ve işlemlerin takibi, etkin ve zamanında müdahale, yapılan işlerin raporlamasını hızlandırma amacıyla coğrafi bilgi sistemleri, proje yönetim yazılımları ve dijital izleme araçları ile kayda alınmasını sağlamak,

p) Değerlendirmeye alınan, planlanan veya icra edilen işler için, ilgili personel ve müdürün de içinde bulunduğu mobil iletişim ağları vasıtasıyla, yazılı veya görsel raporlamayla koordinasyonu sağlamak,

r) Görevleri kapsamında yapılacak imalatlarla ilgili gereği halinde diğer altyapı sağlayıcısı birim veya kurumlarla koordinasyonu sağlamaktır.

(2) Şefliğin 1. Fıkrada Belirtilen Görevlerinin Yerine Getirilmesi Adına Yol ve Ulaşım Şefi’nin Yetki ve Sorumlulukları

b) Şefliğin görevleri kapsamında maiyetindeki personel eliyle yapılan iş ve işlemleri her aşamada denetleme yetkisine sahiptir.

c) Şefliğin görevleri kapsamında gereği halinde iş makineleri sorumlusu eliyle ve üst yapı şefliğiyle koordineli olarak iş makinelerinin kullanımı, sevk ve idaresi için yetkilidir.

Madde 15 - Elektrik ve Aydınlatma Şefliği

(1) Birim şefleri ile ilgili 11. Madde hükümlerinde belirtilen idari görevler ve sorumlulukların yanında şefliğin görevleri;

a) Karabük Belediyesi tarafından yapılacak ve yapılmış olan tüm tesislerin ( Hizmet binaları, su depoları ,su terfi merkezleri, parklar, şantiyeler ve sair) elektrik alt yapı, üst yapılarının sorunsuz bir şekilde hizmet verebilmesi için ihtiyaç duyulacak olan mal, hizmet ve yapım işleri için kaynakların etkin ve verimli kullanmasına yönelik gerekli önlem ve tedbirleri almak,

b) Müdürlük bünyesinde yapılacak altyapı ve üst yapılarla ilgili projeleri hazırlamak veya hazırlatmak,

c) Karabük’ün şehir aydınlatma kuralları doğrultusunda; ilgili kurum ve kuruluşlar ile işbirliği içerisinde olarak, Karabük Belediyesi’nin sorumluluğu altındaki binaların, tarihi eserlerin, dış mekânlarında, park ve meydanlarda, yüksek teknolojik çözümleri sunarak, aydınlatılmalarını sağlamak,

ç) Fen İşleri Müdürlüğü bünyesindeki tesislerin elektrik tesisatı açısından çalışır olmasına ilişkin ihtiyaç duyulacak teknik, idari, fiziki kaynakların teminini sağlamak ve ihtiyaç oranında kullanmak,

d) Karabük Belediyesi’nin görev ve yetki kapsamında enerji ve aydınlatma faaliyetlerinin en iyi şekilde yürütülebilmesi için ilgili ulusal ve uluslararası kurum ve kuruluşların etkinliklerine katılım sağlamak, üye olmak ve koordinasyonu geliştirmek,

e) Aydınlatmaya ilişkin kente hizmet veren diğer kurum ve kuruluşlar ile gerekli işbirliği ve koordinasyonu sağlamak,

f) Aydınlatma hizmetlerine ilişkin tüm taraflardan gelen talep, şikayet ve önerileri süresi içinde cevaplandırmak ve ilgili talep, şikayet ve önerilerin çözümüne yönelik gerekli tedbirleri almak,

g) İdarece hazırlatılmış olan elektrik projelerini arazide tatbik etmek,

ğ) Belediyeye ait yapı ve tesislerin elektrik abone kayıt ve kapatma işlerini yapmak,

h) Belediye sınırları içinde vatandaşları bilgilendirmek amacı ile kurulmuş olan anons sistemine ihtiyaca göre ilave cihaz eklemek sistemin bakım ve onarım işlerini yapmak,

ı) Belediyeye ait tüm jeneratörlerin yıllık periyodik bakımları yapan Makine İkmal Bakım ve Onarım Müdürlüğü’ne gereği halinde destek vermek,

i) İdareye ait tesislerin reaktif enerji takibini yapmak, yerinde ve zamanında kompanzasyon sistemlerine müdahale etmek,

j) Belediyeye ait hizmet binalarının iklimlendirme ve sıhhi tesisatlarının mevcutsa bakım onarımı ya da yeniden tesisi ile ilgili işlemleri yapmak veya yaptırmak,

k) Elektrik yapım bakım onarım şefliğinin yıllık malzeme ihtiyacını belirlemek, teknik şartnamelerini ve yaklaşık maliyetlerini hazırlamak alım işi için İhale ve İdari İşler Şefliğine sunmak,

l) Büro faaliyetlerini etkin yöntemler ile tutarak, periyodik olarak müdürlüğe bilgi ve raporları sunmak,

m) Bahsi geçen işlerin için yüklenici marifetiyle yaptırılması halinde ihale dokümanlarını hazırlamak ve İhale ve İdari İşler Şefliğine sunmak,

n) Saha çalışmaları için, planlanan veya sonuçlandırılan iş ve işlemlerin takibi, etkin ve zamanında müdahale, yapılan işlerin raporlamasını hızlandırma amacıyla coğrafi bilgi sistemleri, proje yönetim yazılımları ve dijital izleme araçları ile kayda alınmasını sağlamak,

o) Değerlendirmeye alınan, planlanan veya icra edilen işler için, ilgili personel ve müdürün de içinde bulunduğu mobil iletişim ağları vasıtasıyla, yazılı veya görsel raporlamayla koordinasyonu sağlamaktır.

(2) Şefliğin 1. Fıkrada Belirtilen Görevlerinin Yerine Getirilmesi Adına Elektrik ve Aydınlatma Şefi’nin Yetki ve Sorunlulukları

b) Şefliğin görevleri kapsamında maiyetindeki personel eliyle yapılan iş ve işlemleri her aşamada denetleme yetkisine sahiptir.

c) Şefliğin görevleri kapsamında gereği halinde iş makineleri sorumlusu eliyle ve üst yapı şefliğiyle koordineli olarak iş makinelerinin kullanımı, sevk ve idaresi için yetkilidir.

Madde 16 - Personelin Görev, Yetki ve Sorumlulukları

(1) Müdürlüğün görev alanına giren işler; müdürlüğe norm kadro ve Başkanlık onayıyla tahsis edilen kadrolar tarafından icra edilir. Görevlerin, mevcut tahsisli kadrolar arasında dağılımı Müdür tarafından yapılır. Müdür, görevleri mevcut kadroların sahip oldukları; nitelik, yeterlik, verimlilik, performans, başarı seviyeleri vb. yetkinliklerine göre dağıtır. Verilen görev geciktirilmeden ve tam olarak yerine getirilir.

Müdürlük emrinde görevli personel, kendilerine verilen görevleri kanunlar, Cumhurbaşkanlığı Kararnameleri, yönetmelikler, Başkanlık genelge ve bildirileri ilgili mevzuat çerçevesinde ve üst şefin emirleri doğrultusunda gecikmesiz ve eksiksiz olarak yapmakla yükümlüdürler. Bu kapsamda personelin görev ve sorumlulukları aşağıdaki gibidir:

a) Başkanlığın amaçlarını ve genel politikalarını, çalıştığı müdürlüğün uğraş alanlarını ilgilendiren boyutuyla öğrenir ve buna uygun tutum ve davranış sergiler,

b) Görev alanı içinde bulunan faaliyetler için uzun, orta ve kısa vadeli planların hazırlanmasında şefinin direktiflerine uygun iş ve işlemleri yapar,

c) Kendisine tevdi edilen işleri gecikmeksizin ve en ekonomik şekilde icra ederek sonuçlandırır,

ç) Müdürlüğün haberleşme ve evrak akışını şefinin direktifleri doğrultusunda sağlar,

d) Beceri ve mesleki bilgi açısından kendini geliştirir, verimli ve etkin çalışmasına yardım edecek bütün konularda bilgisini devamlı arttırır, bu amaçlı etkinliklere istekli olarak katılır,

e) Başkanlığın mevcut organizasyon şeması gereği bulunduğu pozisyon için öngörülen vasıfları kazanmak için gerekli çabayı ortaya koyar,

f) Organizasyon yapısında ve/veya iş tariflerinde zamanla doğacak değişiklikler için kendini geliştirir,

g) İşbölümü esasları dâhilinde, eş düzey ve diğer pozisyonlarla koordinasyon içerisinde çalışır,

ğ) Gerektiği ve görev verildiği durumlarda, ekip başı olarak ekibine iş tariflerini izah eder, iş tariflerinde belirtilen görev ve sorumlulukların doğru anlaşılmalarını sağlar,

h) Müdürlüğün verimliliğinin arttırılması ve işlerin daha kaliteli, düzenli ve süratli şekilde yürütülmesi için çalışma metotlarını geliştirir, genel ahlaka ve adaba uygun hareket eder,

ı) Faaliyeti ile ilgili şefince talep edilen veya faydalı gördüğü bütün raporları eksiksiz olarak hazırlar ve sunar,

i) Çalışmalarında örnek tutum ve davranış sergiler,

j) Verilen iş ve işlemleri direktife uygun olarak öngörülen bütçe sınırları içerisinde ifa eder,

k) Yaptığı işle ilgili evrak ve bilgileri sürekli kontrol eder, gerektiğinde raporlanmasını sağlar,

l) Faaliyetlerin devamlılığını sağlamak için, yapılan işlemlerle ilgili her türlü kaydı tutar, gerekli belgeleri düzenler ve takip eder, önemli olan evrakı titizlikle tutar, usulüne uygun olarak muhafaza eder,

m) Kullandığı araç, gereç, malzeme konusunda tasarruf ilkelerine riayet eder, malzeme stoklarını devamlı kontrol edip ihtiyaç duyulanların mevcudu bitmeden temini için şefine bildirir,

n) Görev alanındaki faaliyetlerin durumunu ve neticeleriyle ilgili istatistikî bilgileri tanzim eder, gerektiğinde bu bilgileri şeflerine ve ilgililere sunar,

o) Herhangi bir amaçla yurtiçi veya yurtdışı görev seyahatine gönderildiğinde, amacın gerçekleşmesi bakımından gittiği yerde yaptığı temasları, çalışmaları ve aldığı sonuçları belirten özet bilgi notu veya rapor hazırlar ve üstlerinin bilgi ve takdirine sunar,

ö) Şefinin uygun göreceği her türlü görevi ilgili mevzuat ve şefinin talimatlarına göre yerine getirir.

Dördüncü Bölüm

Hizmet ve Görevlerin İcrası, İşbirliği ve Koordinasyon

Madde 17 - Hizmetlerin İcrası

(1) Fen İşleri Müdürlüğündeki hizmetlerin icrası aşağıda gösterilmiştir.

a) Görevin kabulü: Müdürlüğe EBYS sistemi üzerinden gelen evraklar üzerine veya başkanlık tarafından kamuya hizmetin hızlandırılması amacıyla kurulmuş beyaz masa veya benzeri iletişim platformları üzerinden gelen talepler müdür veya işin görev alanında bulunduğu birim şefleri tarafından değerlendirilerek planlamaya geçilir. Müdür, şefler ve personel arasında görev tebliği sözlü, EBYS sistemi üzerinden havale notu veya kurumsal elektronik posta adresleri üzerinden yapılır.

b) Görevin planlanması: Fen İşleri Müdürlüğündeki çalışmalar, müdür başta olmak üzere şeflerin görüşleriyle birlikte, göreve konu işin aciliyeti, niteliği, zamanlaması, kaynakların etkin ve verimli kullanılması bakımından önceliklendirilerek düzenlenen plan içerisinde yürütülür.

c) Görevin icrası: Plana alınan görevlerin gerekleri yasa ve yönetmelikler doğrultusunda Müdürlük personeli eliyle yapılır.

Madde 18 - İş Birliği ve Koordinasyon

(1) Belediye birimleri arasında ve birim içi işbirliği ve koordinasyon;

a) Fen İşleri Müdürlüğü ile diğer birimler arasında ve birim içi koordinasyon müdür tarafından sağlanır,

b) Fen İşleri Müdürlüğüne gelen tüm yazılar kayıt memurunda toplanır, konularına göre dosyalandıktan sonra müdüre verilir,

c) Müdür dosyadaki evrakları işin içerik ve niteliğine göre ilgilisine havale eder ve ilgili şefliğe bildirir,

d) Şeflikte görevli personel evrakları niteliğine göre inceler ve sonuca ulaştırır.

Diğer Kuruluşlarla İş Birliği ve Koordinasyon

a) Yazışmalar başkanlık tarafından yayımlanan ve yürürlükte bulunan imza yönergesinde öngörülen şekilde yürütülür,

b) Diğer kuruluşlarla işbirliği ve koordinasyon gerektiren durumlarda müdür doğrudan veya üst şefleri vasıtasıyla toplantı, görüş alışverişi ve raporlama yapmak suretiyle çalışma yürütme yetkisine sahiptir.

Beşinci Bölüm

Denetim, Özlük ve Disiplin İşlemleri

Madde 19 - Müdürlük İçi Denetim

(1) Müdürlük denetimi gerek görüldüğünde müdür tarafından da yapılır.

a) Personel en yakın şefinden başlayarak denetime tabi tutulur,

b) Fen İşleri Müdürü, Müdürlüğün tüm personelini her zaman gerek gördüğünde denetlemek ve ilgilileri yönlendirmek yetkisine sahiptir.

Madde 20 - Personel Özlük Dosyaları

(1) Personelin liyakat ve ehliyetlerinin tespitinde, görevde yükselmesinde, kademe ilerlemelerinde, derece yükselmelerinde, emekliye ayrılmalarında veya kamu hizmeti ile ilişkilerinin kesilmelerinde özlük dosyaları başlıca dayanaktır. Müdürlük hizmetlerinde diğer kadrolarda görev yapan personel için de özlük dosyaları başlıca dayanaktır.

Madde 21 - Disiplin Cezaları

(1) Fen İşleri Müdürlüğü çalışan tüm personelle ilgili disiplin işlemlerini çalışan personelin tabi olduğu çalışma mevzuatı hükümlerine ve yürürlükteki ilgili diğer mevzuata uygun olarak yürütür.

Altıncı Bölüm

Çeşitli ve Son Hükümler

Madde 22 - Yönetmelikte Yer Almayan Hususlar

(1) Bu yönetmelikte yer almayan hususlarda ilgili mevzuat çerçevesinde hareket edilir.

Madde 23 - Yürürlük

(1) Bu yönetmelik, Belediye Meclisince kabulü ve Belediyenin internet sitesinde yayımlanmasıyla birlikte yürürlüğe girer.

Bu yönetmeliğin yürürlüğe girmesiyle birlikte, Karabük Belediye Meclisi’nin 06.05.2009 Tarih, 5/78 Sayılı kararı ile kabul edilen “Fen İşleri Müdürlüğü Çalışma Yönetmeliği’’ yürürlükten kalkar.

Madde 24 - Yürütme

(1) Bu yönetmelik hükümleri, Belediye Başkanı tarafından yürütülür.