• Ana Sayfa
• Yönetim
• Müdürlükler

Yazı İşleri Müdürlüğü

Mevlüt SÖYLEYİCİ

Müdür V. (Bilgi İşlem Müdürü)

Tel: 444 21 78 - 4420

Faks: 0370 413 17 15

E-Mail: m_soyleyici62@karabuk.bel.tr

Özgeçmiş:

Kastamonu / Araç, Sıragömü Köyü doğumlu olup, İlk, Orta ve Lise Tahsilini Karabük'te yaptı. Eskişehir Anadolu Üniversitesi Açık Öğretim Fakültesi İktisat Bölümünden 2000 yılında, Karabük Üniversitesi TOBB Teknik Bilimler Meslek Yüksekokulu Bilgisayar Programcılığı Bölümünden 2017 yılında mezun oldu. 1987 yılında Hesap İşleri Müdürlüğünde memur, 1995 yılında Hesap işleri Müdürlüğünde Şef. 1999 yılında Bilgi İşlem Müdürü olarak atandı ve 2007 yılına kadar görev yaptı. 1 yıl Gelir Müdürü olarak görev yaptıktan sonra, 2016 yılından itibaren Yazı İşleri Müdür V. olarak görevine devam etmektedir. Evli ve iki çocuk babasıdır.

Yazı İşleri Müdürlüğü Görev ve Çalışma Yönetmeliği

Birinci Bölüm

Amaç, Kapsam, Dayanak, Tanımlar ve Temel İlkeler

Madde 1 - Amaç

(1) Bu yönetmeliğin amacı Karabük Belediyesi Yazı İşleri Müdürlüğü teşkilat yapısını, görev, yetki ve sorumlulukları ile çalışma usul ve esaslarını belirleyerek, hizmetlerin daha etkin ve verimli yürütülmesini sağlamaktır.

Madde 2 - Kapsam

(1) Bu yönetmelik; Karabük Belediyesi Yazı İşleri Müdürlüğü’nün görev, yetki ve sorumlulukları ile çalışma usul ve esaslarına ilişkin hususları kapsar.

Madde 3 - Dayanak

(1) Bu yönetmelik 5393 sayılı Belediye Kanunu'nun 15. maddesi ve ilgili diğer mevzuat hükümleri doğrultusunda hazırlanmıştır.

Madde 4 - Tanımlar

(1) Bu yönetmelikte geçen;

a) Başkan: Karabük Belediye Başkanını,

b) Başkanlık Makamı: Karabük Belediyesi Başkanlık Makamını,

c) Başkan Yardımcısı: Karabük Belediyesi Yazı İşleri Müdürlüğü’nün bağlı bulunduğu Başkan Yardımcısını,

d) Belediye: Karabük Belediyesini,

e) Encümen: Karabük Belediye Encümenini,

f) Meclis: Karabük Belediye Meclisini,

g) EBYS: Elektronik Belge Yönetim Sistemini,

h) KEP: Kayıtlı Elektronik Postayı,

i) UETS: Ulusal Elektronik Tebligat Sistemini,

j) E-İmza: Elektronik veriye eklenen ve kimlik doğrulama amacıyla kullanılan elektronik veriyi,

k) E-Tebligat: Elektronik Tebligat Sistemini,

l) Müdür: Karabük Belediyesi Yazı İşleri Müdürünü,

m) Müdürlük: Karabük Belediyesi Yazı İşleri Müdürlüğünü,

n) Personel: Karabük Belediyesi Yazı İşleri Müdürlüğü’nde görevli memur, işçi, sözleşmeli personel ve diğer personellerin tamamını,

Madde 5 - Temel ilkeler

(1) Müdürlük temel ilke olarak;

a) Uygulamalara ilişkin kayıt ve belgelerin her an denetime hazır bulundurulmasını,

b) Kayıtların usulüne uygun, saydam ve erişilebilir şekilde tutulmasını,

c) Hizmetlerde geçici çözümler ve anlık kararlar yerine sürdürülebilirliği,

ç) Belediye kaynaklarının kullanımında etkinlik ve verimliliği,

d) Karar alma, uygulama ve eylemlerde şeffaflığı, uygulamalarda adaleti, hizmette eşitliği ve hesap verilebilirliği esas alır.

İkinci Bölüm

Teşkilat Yapısı, Görev, Yetki ve Sorumluluklar

Madde 6 - Teşkilat Yapısı

(1) Müdürlük; Meclis ve Encümen Bürosu ile Gelen ve Giden Evrak Kayıt Bürosundan oluşur.

(2) Müdürlüğün organizasyon yapısı içerisinde Müdüre bağlı olarak yeterli sayıda personel görev yapar.

Madde 7 - Müdürlüğün Görev ve Sorumlulukları

(1) Müdürlüğün görevleri şunlardır;

a) Meclisin, sekretarya hizmetlerini yürütmek,

b) Encümenin, sekretarya hizmetlerini yürütmek,

c) Belediyeye gelen yazıların yönetiminde, kayıt ve havale sürecini EBYS’ye uygun olarak işletmek,

ç) Belediyeden gidecek yazıların yönetiminde, kayıt ve ilgililerine teslimat sürecini EBYS’ye uygun olarak yürütmek,

d) Belediye adına cevaplanması gerek yazıların birden fazla müdürlüğü ilgilendirmesi durumunda, ilgili müdürlüklerden gelen cevabi yazıların derlenerek, koordine müdürlük tarafından belediye adına cevaplandırılması sürecini yürütmek,

e) Belediyenin; posta, kargo ve telgraf hizmetlerinin yürütülmesini sağlamak,

f) Stratejik plana, yıllık performans programına ve müdürlük bütçesine uygun olarak çalışmalarını yürütmek,

g) Müdürlükçe yapılan işlemlerin kayıtlarının tutulmasını, gerektiğinde bunların arşivlenmesini sağlamak,

(2) Müdürlük; yukarıda sayılan görevler ile Başkan ve bağlı bulunulan Başkan Yardımcısı tarafından verilen diğer tüm görevleri, kanunlar çerçevesinde gereken özeni göstererek yerine getirmekten sorumludur.

Madde 8 - Müdürün Görev, Yetki ve Sorumlulukları

(1) Müdürün görevleri şunlardır;

a) Müdürlüğün görev ve sorumluluk alanlarına giren konuları başkan ve/veya başkan yardımcısından gelen talimatlar doğrultusunda mevzuat hükümlerine uygun olarak yerine getirmek,

b) Müdürlük personeli tarafından tüm iş ve işlemlerin zamanında, tam ve doğru olarak yerine getirilmesini ve mevzuat çerçevesinde yürütülmesini sağlamak,

c) Müdürlüğün görev alanına giren konularda personeli ile ilgili olarak gerekli görevlendirmeleri yapmak, müdürlüğün faaliyetlerini denetlemek, varsa aksaklıkları gidermek,

ç) Belediyenin stratejik plan ve performans programında müdürlükle ilgili yer alan çalışmaları yapmak, hedefleri gerçekleştirmek,

d) Müdürlüğün bütçe teklifini hazırlayıp, kabul edilen bütçesini kullanmak,

e) Müdürlüğün yıllık ya da dönemsel faaliyet raporunu hazırlamak,

f) Personelin performans durumunu izlemek, gerekli değerlendirmeleri yapmak, varsa ceza veya ödül için üst makamlara teklifte bulunmak, personelin izin planlarını yapmak, izinlerin kullanılmasını sağlamak,

g) Meclisin ve encümenin mevzuata uygun şekilde toplanmasını, alınan kararların süresi içerisinde yayınlanmasını sağlamak,

ğ) Belediye Başkanlığına gelen evrak, belge ve yazıların EBYS üzerinden ilgili Müdürlüğe havalesini yapmak.

h) Müdürlüğe gelen evrakı incelemek, süresi içerisinde gereğinin yapılması ve cevaplandırılması amacıyla ilgilisine havale etmek,

ı) Müdürlük çalışanlarının eğitim ihtiyaçlarını tespit ederek eksiklikleri giderecek tedbirleri almak,

i) Disiplin amiri sıfatıyla müdürlük personelinin disiplinle ilgili işlemlerinin yapılmasını sağlamak,

j) Personele görev vermek, yaptıkları işleri denetlemek, gerektiğinde uyarmak, bilgi ve rapor istemek,

k) Müdürlüğün e-mail adresine gelen maillerin günlük kontrollerini yaparak, içeriğine ilişkin ilgilisine bilgi vermek veya iletmek,

(2) Müdür, görevlerin yerine getirilmesinde personel arasında görev dağılımını yapmak, personelin müdürlük dâhilinde görev yerlerini değiştirmekle yetkilidir.

(3) Müdür, görev ve yetkileri ile ilgili olarak yürüttüğü faaliyetlerden dolayı belediye başkanına ve/veya başkan yardımcısına karşı sorumludur.

Madde 9 - Meclis İşleri Bürosunun Görev, Yetki ve Sorumlulukları

(1) Meclise ilişkin görevleri şunlardır;

a) Meclis Birimi personeli, Belediye Meclisi ve İhtisas Komisyonları ile ilgili tüm iş ve işlemleri yürütmekle görevlidir. Meclis toplantısından 15 gün önce tüm birimlere yazı gönderilerek mecliste görüşülmesini istedikleri konu olup olmadığının sorulması,

b) Belediyemiz Müdürlüklerinden Mecliste görüşülüp karara bağlanmak üzere Başkanlık Oluru ile gönderilen veya “Belediye Meclis Başkanlığına” yazılan konular ile Komisyon raporlarını gündem maddesi olarak hazırlayıp Başkana sunmak,

c) Başkanlıkça onaylanan Meclis toplantı günü, yeri, saati ve gündeminin, yasada belirtilen süre içerisinde meclis üyelerine mevzuatta belirtilen usullerde bildirimini sağlamak,

ç) Meclis üyelerinin, meclis toplantılarına gelip gelmediklerini belirlemek amacı ile her oturum için yoklama listesine toplantı tarihi ile meclis üyelerinin isimlerini açmak,

d) Belediye Meclisinin bir önceki toplantıda almış olduğu kararların üyelere dağıtımını sağlamak,

e) Meclis toplantılarında sekretarya görevini yapmak,

f) Meclis üyeleri tarafından Meclis Başkanlığı’na sunulan yazılı ve sözlü önergeleri teslim alarak ilgili Müdürlüklere havalesini yapmak,

g) Meclis tutanaklarına uygun olarak meclis kararlarını yazım işlemlerini, e-belediyenin Karar Organları Modülü üzerinden tanzim ederek Meclis Başkanı ile kâtip üyelerin imzasına sunmak ve onaylanan kararların özet ve tutanaklarını hazırlatmak, imzalatmak ve dosyalamak,

ğ) Meclis karalarının kesinleşmesinden itibaren yedi gün içerisinde Mülki İdare Amirine göndermek ve teslim alındığına dair imzalı nüshaları ile birlikte arşivlemek. Meclis kararlarının bir suretinin, konu sahibi müdürlüğe üst yazı ekinde göndermek,

h) Kesinleşen meclis kararlarını yedi gün içinde uygun araçlarla halka duyurulmasını sağlamak,

ı) Meclise ilişkin evrakları arşivleyerek, incelemeye hazır bulundurmak,

i) Meclis üyelerine, gerek meclis toplantısına, gerekse ihtisas komisyonu toplantılarına katıldıkları her gün için ödenecek olan huzur hakkı puantajını hazırlamak ve ödeme yapılabilmesi amacıyla üst yazı ile Mali Hizmetler Müdürlüğüne göndermek,

j) Müdürlükçe yapılacak iç ve dış yazışmalarda yazıyı hazırlamak, elektronik imza aşamalarında takibini yapmak,

k) Müdürlüğün arşiv iş ve işlemlerini mevzuat hükümleri doğrultusunda gerçekleştirmek,

l) Müdürlüğün taşınır iş ve işlemlerini mevzuat hükümleri doğrultusunda gerçekleştirmek,

m) Müdürlüğün satın alma iş ve işlemlerini mevzuat hükümleri doğrultusunda gerçekleştirmek,

n) Belediyenin üyesi olduğu mahalli idare birliklerinden gelen, Meclis üyelerini ilgilendiren yazı ve belgelerle ilgili işlemleri gerçekleştirir,

o) Meclis İşleri Büro personeli, yukarıda sayılan görevler ile müdür tarafından verilen diğer tüm görevleri, kanunlar çerçevesinde gereken özeni göstererek eksiksiz ve zamanında yerine getirmekten, zimmetine kayıtlı demirbaş eşyaları özenle kullanmak ve korumaktan, her türlü evrakın kaybından Müdüre karşı sorumludur.

Madde 10 - Encümen İşleri Bürosunun, Görev, Yetki ve Sorumlulukları

(1) Encümene ilişkin görevleri şunlardır;

a) Müdürlüklerden Encümende görüşülüp karara bağlanmak üzere Başkanlık Oluru ile gönderilen konuların veya “Belediye Encümen Başkanlığına” yazılan konuların Encümende görüşülmek üzere Encümen gündemine almak,

b) Gündemde yer alacak konuları açık ve öz şekilde yazar; Encümen gündemini hazırlar, çoğaltır, Encümen üyelerine dağıtır ve imzalı bir nüshasını dosyalar,

c) Encümene havale edilen dosyaları tetkik edip, varsa eksiklikleri tamamlatmak,

ç) Encümen kararları yazım işlemlerini, e-belediyenin Karar Organları Modülü üzerinden yürüterek, imza aşamasına gelmiş kararların başkan ve üyelere imzalatılmasını sağlamak,

d) Encümen karar özetlerini yazar, imza sürecini tamamlayarak dosyalar,

e) Kararların asıllarını ve saklanması gereken eklerini düzenli şekilde dosyalar; belirli aralıklarla e-arşive aktarmak, bir suretini teklif sahibi müdürlüğe üst yazı ekinde göndermek,

f) Müdür tarafından "aslının aynıdır" onayı yapılan karar ve eklerini ilgili müdürlüğe iletir. Karar sonrası işlemlerin yürütülmesinden ve yasal sürecin takibinden ilgili müdürlük sorumludur,

g) Encümen üyelerine ödenecek olan huzur hakkı puantajını hazırlamak ve ödeme yapılabilmesi amacıyla üst yazı ile Mali Hizmetler Müdürlüğüne göndermek,

f) Encümen İşleri Büro personeli, yukarıda sayılan görevler ile müdür tarafından verilen diğer tüm görevleri, kanunlar çerçevesinde gereken özeni göstererek eksiksiz ve zamanında yerine getirmekten, zimmetine kayıtlı demirbaş eşyaları özenle kullanmak ve korumaktan, her türlü evrakın kaybından Müdüre karşı sorumludur.

Madde 11 - Evrak Kayıt Bürosu Görev, Yetki ve Sorumlulukları

(1) Evrak Kayıt Bürosu, yeterli sayıda memur, işçi, sözleşmeli personel ve diğer personellerden oluşur.

(2) Evrak Kayıt Bürosunun, gelen evrak işlemlerine ilişkin görevleri şunlardır;

a) Belediye Başkanlığına, kamu kurum ve kuruluşları ile gerçek ve tüzel kişiler tarafından KEP, UETS, e-posta gibi elektronik ortamlar ile gönderilen gelen evrakların EBYS üzerinden  kaydını yapmak ve ilgili birimlere gönderilmek  üzere Müdür ya da yetkilendirdiği personelin havalesine sunmak, 

b) Belediyeye elden, posta veya kargo gibi vb. yollar ile fiziki olarak gelen evrakları teslim almak, kontrollerini yaptıktan sonra gelen belge ve dilekçeleri tarayıcıda taratarak konusuna göre ilgili müdürlükleri seçerek EBYS’ de evrak kaydını yapmak, Müdür ya da yetkilendirdiği personele havale onayına sunmak suretiyle sistem üzerinden ilgili müdürlüğe elektronik olarak gönderimini sağladıktan sonra, fiziki evraklar kaşeleyerek bilgi kısımlarına; kayıt numarası, tarih ve evrakın gideceği birimi yazmak suretiyle kaşelenen evrakı, iç zimmet defterine kaydederek ilgili birimin yetkili personeline zimmet karşılığı teslim etmek,

c) GİZLİ ibareli evrakları teslim almak, mevzuat hükümleri doğrultusunda EBYS’de kayda alarak ilgili Müdürlüğün GİZLİ evrak yetkili personeline zimmet karşılığı fiziki olarak teslim etmek. 

(3) Evrak Kayıt Bürosunun, giden evrak ve kargo işlemlerine ilişkin görevleri şunlardır;

a) Müdürlüklere ait dış yazışma evraklarının, EBYS üzerinden “Postalanacak Evraklar Klasöründen” fiziki gidecek evrakların çıktısının alınarak gönderilmesi, elektronik ortamda gidecek (KEP, UETS, veya e-tebligat yöntemleriyle) evrakların ise ise EBYS den “Elektronik Posta” butonu ile ilgili kurum ve kuruluşlara gönderilmesinin sağlanması,

b) Teslimi yapılacak dış yazışma evraklarının, gönderen Müdürlüğün gönderim seçimi doğrultusunda (kayıtlı-kayıtsız posta, kargo vb.) gönderim sürecini başlatmak,

c) Posta yolu ile gönderilecek evrakların zarflara konularak, zarfların üzerine gönderen birimin kodu, evrak sayısı, gideceği yer ve adresin yazılması. Kapatılan zarfların hassas terazi ile tartılması sonrası, ağırlığına göre PTT’nin belirlemiş olduğu tarifeye uygun pul yapıştırılarak veya pul makinesinden geçirilerek ücretlendirilmesinin yapılması,

ç) Posta Gönderi Listesinin; gönderen birim kodunun, evrak sayısının, gideceği yerin ve kullanılan pul veya pul makinası bedelinin yazılarak iki nüsha şeklinde oluşturulması ve imzalanması. Hazırlanan postaların teslimi sırasında, Posta Gönderi Listesinin bir nüshasının ilgili PTT görevlisine teslim edilmesi, diğer nüshasının da PTT görevlisine imzalatılarak Giden Posta Klasöründe arşivlenmesi,

d) Kargo yolu ile gönderimi seçilen dış yazışma evrakları ile Müdürlüklerce dış yazışma dışında kargo ile gönderilmesi “Kargo Gönderi Formu” doldurularak talep edilen evrak ya da materyallerin gönderimi amacıyla, adres bilgilerinin kargo paketlerinin üzerlerine yapıştırılması,

e) Kargo Gönderi Listesinin; gönderen birim kodunun, evrak sayısının ve gideceği yerin yazılması suretiyle iki nüsha şeklinde oluşturulması ve imzalanması. Hazırlanan kargoların teslimi sırasında, Kargo Gönderi Listesinin bir nüshasının ilgili kargo görevlisine teslim edilmesi, diğer nüshasının da kargo görevlisine imzalatılarak Giden Kargo Klasöründe arşivlenmesi,

f) Karabük merkezinde bulunan kamu kurum ve kuruluşlarına, aciliyeti nedeniyle elden teslim edilmesi gereken evrakları, dış zimmet defterine kaydederek ilgili kurum ya da kuruluşun yetkili personeline zimmet karşılığı teslim etmek,

g) Müdürlüklerce gönderilen, telgraf gönderi taleplerini içeren "Telgraf Gönderi Formunun" imzalı ve kaşeli olduğunu kontrol ederek teslim almak ve Telgraf Gönderi Formunun bir nüshasını, telgrafın çekilmesi amacıyla PTT’ye teslim etmek,

h) Evrak Kayıt Bürosu personeli, yukarıda sayılan görevler ile müdür tarafından verilen diğer tüm görevleri, kanunlar çerçevesinde gereken özeni göstererek eksiksiz ve zamanında yerine getirmekten, zimmetine kayıtlı demirbaş eşyaları özenle kullanmak ve korumaktan, her türlü evrakın kaybından, Müdüre karşı sorumludur.  

Üçüncü Bölüm

İş Birliği ve Koordinasyon

Madde 12 - Müdürlüğün Diğer Müdürlüklerle ve Birimleri Arasındaki İş Birliği

(1) Müdürlük ile diğer müdürlükler ve birimleri arasında koordinasyon Müdür tarafından sağlanır.

Madde 13 - Diğer Kurum ve Kuruluşlarla Koordinasyon

(1) Müdürlük, Valilik ve tüm Kamu Kurum ve Kuruluşları ile özel ve tüzel kişilerle yapacağı yazışmalarını, sorumlu personel ve Müdürün parafı ile Belediye Başkanı veya Başkan Yardımcısı imzası ile yürütür.

Dördüncü Bölüm

Çeşitli ve Son Hükümler

Madde 14 - Yönetmelikte Hüküm Bulunmayan Haller

(1) İş bu yönetmelikte hüküm bulunmayan hallerde yürürlükteki ilgili mevzuat hükümlerine uyulur.

Madde 15 - Evrak ve Zimmetli Eşya Devir Teslimi

(1) Bu Yönetmelikte görev tanımı yapılan personelin, ölüm hali hariç herhangi bir nedenle görevinden ayrılması durumunda, görevine ilişkin olarak kendisine teslim edilmiş her türlü dosya, yazı, belge ve mühür vb. zimmetli eşyaları bir çizelge düzenleyerek yeni görevliye devir ve teslim etmesi zorunludur.

(2) Personelin ölümü halinde ise kendisine ait yazı, belge ve eşyalar Müdür tarafından düzenlenecek tutanakla yeni görevliye teslim edilir.

Madde 16 - Yürürlükten Kaldırılan Hükümler

(1) Bu yönetmeliğin yürürlüğe girmesiyle birlikte, daha önce yürürlükte bulunan 05.07.2007 tarih ve 33/13 sayılı Meclis Kararıyla kabul edilmiş olan Yazı İşleri Müdürlüğü Görev ve Çalışma Yönetmeliği yürürlükten kaldırılmıştır.

Madde 17 - Yürürlük

(1) Bu yönetmelik, 5393 sayılı Belediye Kanunu’nun 18’inci maddesinin (m) bendi uyarınca Karabük Belediye Meclisi’nde kabul edilip Karabük Belediyesinin resmi internet sitesinde ilan edilmesinden itibaren yürürlüğe girer.

Madde 18 - Yürütme

(1) Bu yönetmelik hükümlerini Karabük Belediye Başkanı yürütür.